【オフィス移転をスムーズにするには？】失敗を防ぐ準備と注意点を解説
スムーズにオフィスの移転をするためのポイント
オフィスの移転をする際には、期日までに完了しなければいけない場合が多いでしょう。
しかし、予定通りにいかないこともあると思います。
そこでオフィスの移転がスムーズに進められなくなる原因や、スムーズに行うポイントを紹介します。
要点まとめ
オフィスの移転をスムーズに行うにはどうしたらよいのか？
チェックリストを作成して、確実に進めていくことが大切です。
１. 物件探しで手間取らない対策が必要になる
２. 工事を行う場合は予算と時間に余裕を持つ
３. 不明な点や不安な点があれば専門家に相談をする
オフィス移転をするためには、事前の準備やスケジュール調整などが必要です。
スムーズに行うにはどうしたらよいか、トラブルが発生したらどう対処するか知っておくとよいでしょう。
-
テナント情報に詳しいプロのポイント
賃貸専門家：木原 一憲
得意エリア：奈良市
奈良での不動産キャリア25年以上の実績。これまで15,000人以上にお部屋を紹介。一人暮らしから家族向けまで幅広い賃貸情報に自信あり。休日は奈良の綺麗な街並みや歴史ある神社・仏閣、美味しい飲食店を巡ること。愛車はKawasaki。渡り鳥並みにズバ抜けた方向感覚を持ち、目印となる建物を伝えれば住所をピタリと一致させる特技あり。賃貸の専門家として様々なノウハウを仕入れ発信中。
物件探しで手間取ってしまう
オフィスの移転を行うためには、移転先を最初に決める必要があります。
しかし「条件のよい物件が発見できない」「審査がスムーズに進まない」などによって、移転がスムーズにいかなくなる可能性もあります。
条件のよい物件が発見できない
賃貸住宅と同じように、オフィスも必ず自分たちの希望に合う物件が存在しているとは限りません。
都心部であれば物件数も多いので、希望に合うオフィスが見つけられる可能性も高いです。
逆に地方だと、物件数自体が少ない場合もあるので、希望に合う物件が発見できない可能性があります。
あまり条件を絞り込みすぎてしまうと、希望に合う物件発見できなくなりやすいです。
まずは優先順位をつけて、ここだけは譲れないという箇所を洗い出しましょう。
そして優先順位が低い条件を緩和すれば、物件を発見しやすくなります。
また、オフィスを探すときにもまずはインターネットを活用するという人が多いでしょう。
インターネットを使って探す場合、1つのサイトのみで探すのではなく、複数のサイトを使った方が発見しやすくなります。
審査がスムーズに進まない
賃貸オフィスも賃貸住宅と同じように、希望すれば必ず借りられるわけではありません。
借りるためには審査を通過しなければいけないのですが、オフィスの場合は現在運営している会社の経営状況が重要視されます。
家賃が滞ることなく支払えることはもちろんですが、周りに迷惑をかけていないかなども重要な審査基準になります。
また、物件によっては審査基準が厳しい場合もありますし、審査に通るまで時間がかかる場合もあるのです。
審査に時間がかかってしまう、審査になかなか通らないという理由で、オフィスの移転がスムーズにいかなくなる可能性もあるので、十分日数に余裕を持っておくことが大切です。
なかなか審査に通らない場合には、専門家に相談をしてみるのもよいでしょう。
工事に時間がかかってしまう
オフィスの移転がスムーズにできない理由の中には、工事に時間がかかってしまうことも関係していると言えるでしょう。
例えば「予定よりも予算が必要」「発注から施工までの時間が長い」「法令にも注意が必要」このような理由で、計画通りオフィスが営業できなくなる可能性もあるのです。
予定よりも予算が必要
オフィスを使用するためには、工事が必要になるケースも多いでしょう。
工事を行うには費用がかかりますが、近年は大幅な物価の高騰により、以前よりも多くの予算が必要になるケースが多いです。
そのため、事前に立てていた計画よりも、予算が多く必要になることも考えられます。
もし予算が足りなくなれば、工事の内容を見直す、予算を新たに確保する必要が出てくるので、通常よりも工事が完了するまでの時間が伸びてしまいます。
発注から施工までの時間が長い
工事は発注すればすぐに行ってくれるわけではありません。
発注してからしばらくしないと工事に取りかかれない場合も多いですし、最近は人材不足などの影響で、昔よりも施工に時間がかかることもあります。
そのため、依頼前に発注から施工までどれくらい時間がかかるのか聞いておくとよいでしょう。
また、1つの業者にいきなり依頼するのではなく、複数の業者に見積もりを取っておくのも効果的です。
法令にも注意が必要
工事は何でも自分の思い通りにできるわけではありません。
きちんと法令を守る必要があるので、法令に引っかかっていないか確認する必要もあります。
中でも
・建築基準法
・消防法
・労働安全衛生法
この3つの法律はしっかりと確認し、違法な点はないか確認しないと、最悪営業できなくなる可能性が出てきます。
避難経路や通路の幅、気積などは安全面に直結してくるので、知らなかったでは済まされません。
オフィスの移転をスムーズに行うために重要なこと
オフィスの移転をスムーズに行うためには「チェックリストを作成する」「移転の流れを把握しておく」「専門家への相談やセミナーの参加も検討する」これらの方法が効果的です。
チェックリストを作成する
オフィスの移転を行うためには、色々な手続きや作業を多数こなさなければいけません。
そのため、初めてオフィスの移転を行うときは、何から始めればよいか、何を優先して行えばいよいか迷うこともあるでしょう。
そんなときにはチェックリストを作成するのが効果的です。
1つ作業が終わったらチェックリストにチェックを入れ、次の項目に移るという方法であれば、次に何をすればよいかわからずに、慌ててしまう可能性を低くできます。
移転の流れを把握しておく
チェックリストを作成するためには、オフィス移転をどのように行うのかという一連の流れを知っておかなければ意味がありません。
基本的な流れとしては、従業員にオフィス移転について相談を行い、プロジェクトの立ち上げを行います。
次に移転先のオフィスを見つけなければいけません。
立地条件だけではなく、賃料や築年数、面積や構造など、注目しなければいけない点がたくさん存在しています。
条件に合うオフィスが発見できたら、退去手続きや工事業者の選定を行います。
業者が決まったら工事をお願いし、終了したら実際に引っ越しをして、完了したら各種届出を行ってやっと終わりという流れです。
簡単な流れを記載しましたが、実際にはかなり時間と手間がかかります。
特に予算関連や工事が完了するまでの時間などはとても重要です。
最初の段階でじっくりと検討しないと、オフィス移転が遅れたり、予算が足りなくなったりするので注意しましょう。
専門家への相談やセミナーの参加も検討する
オフィス移転が初めてで、不明なことや不安なことが多いという場合は、専門家に相談をするのもおすすめです。
中には無料で相談ができる、無料でセミナーに参加できるところもあるので、気軽に相談をしてみましょう。
何もわからない状態でオフィスの移転をしてしまうと、予算オーバーや予定日までに移転が完了しないなどのトラブルが発生する可能性が高いです。
このようなリスクを減らすためには、専門家への相談が最も有効的な方法だと言っても過言ではありません。
【オフィス移転をスムーズにするには？】まとめ
今回はオフィスの移転をスムーズに行うためにはどうしたらよいのか、どのような点に注意すればよいのかなどについて紹介してきました。
初めてオフィスの移転を行う場合、何から始めればよいのかわからないことも多いでしょう。
じっくりと計画を立て、予算や時間は多めに確保しておくと、トラブルを防ぎやすくなります。
また、専門家への相談も検討しておくとよいでしょう。
関連記事
【オフィスを縮小移転・減床移転をする時の注意点とは？】コスト面や運用面から考える方法を解説≫
【新興企業向けのオフィスとは？】特徴や選ぶ際の注意点などご紹介！≫
【店舗の内装制限とは？】法律・対象・対処法をわかりやすく解説≫
【奈良市で賃貸事務所を借りるには？】知っておくべきこと！≫
【店舗・テナントの賃貸物件選び方】独立開業を始める前に知っておこう！≫
