【オフィス用電話回線の選び方】電話サービスの比較！
オフィス用電話回線を準備しよう！
オフィスを構えるにあたって、必要になるもののひとつが電話回線です。
電話回線を入れる場合、工事が必要となりますので、電話回線導入時にどれぐらいの規模で電話が必要なのか、また通話チャンネルはどれぐらい必要かを考える必要があります。
さらに、インターネット環境は今やオフィスには不可欠なので、インターネットの使用環境とも合わせて考えていく必要があります。
近年はインターネット環境を利用した電話サービスも登場しました。このようなサービスを検討してもいいでしょう。
今回はオフィスに電話回線を入れるにあたって考えたいこと「電話機や通話チャンネルはどれぐらい必要」か、「どんなサービスを検討すればいいのか」について解説させていただきます。
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テナント情報に詳しいプロのポイント
賃貸専門家：吉田 政孝
不動産キャリア：23年
賃貸のマサキ天理駅前店所属。店舗運営のサポートの傍ら、ルームアドバイザーのキャリア23年以上の大ベテラン。奈良の社内仲介ランキング№1の実績有り。奈良の賃貸事情は勿論、美味しい飲食店や人気観光スポットなど、奈良のことは幅広い情報を持ち、特に天理市事情に日本一詳しいと自負。自身がナビゲータ役を務めたテレビ番組も多数あり。過去にアルバイトで習得したオムライス作りをスタッフへ教えるほど食通とか。
オフィスに電話回線って必要ですか？
近年、スマートフォンやIP電話が普及してきたため、これまで主に使用されてきた固定電話の需要が少なくなってきています。
そのような状況にあると、そもそもスマホでもいいかもしれない、固定電話は電話の加入権が高くて、コストがかかるので、できれば避けたいという声が聞こえてきても無理はありません。
また法人の設立の際には、登録する電話番号も携帯電話やIP電話でも手続きが可能です。
でも、会社や法人としての信用は現在も固定電話のほうが高いです。
固定電話の回線を持つということは、「社会的信用」を得る手段のひとつでもあるのです。
そして「社会的信用」は顧客からの・・・だけではありません。
たとえば事業のために銀行からお金を借りたい・・・といった時の審査の際に得られる社会的信用の目安のひとつとして「固定電話の有無」が関係することがあるのです。
特に事業を起こす場合は、固定電話を引いておくほうがいいでしょう。
この後紹介しますが、電話の加入権料を支払わなくても電話回線が使えるサービスが増えていますので、コストを下げたいと言う場合、そちらを検討するのも方法です。
電話はどれぐらい必要？
電話回線を引く前に確認しておきたいのが「従業員の数と必要な電話の数」です。
家庭の電話機と違い、ひとつの電話番号で複数の着信を受けられることが必要なので、ビジネス用の電話機と着信を振り分ける装置が必要となります。
ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、小型の交換機で着信をキャッチし、複数の電話機で対応できる電話のことです。
ターミナル機能を持った交換機と電話機をまとめてビジネスフォンと呼んでいます。
ビジネスフォンは、着信があると交換機でキャッチし、電話機に振り分けます。
キャッチした外線を、別の電話機に振り替えることができるほか、内線としてオフォス内の電話機同士で通話することも可能です。
ビジネスフォンを設置する場合は、ターミナル機能をもつ交換機とでビジネスフォン対応の電話機が複数必要になります。
ビジネスフォン電話機の数は、目安として【従業員の数＋会議室用＋受付用】で割り出すことができます。
しかし、従業員一人に1台も必要ないのであれば複数で1台を利用するとイメージして計算しなおすといいでしょう。
【従業員の数】を基本事務室で使用すると思われる電話の数にしなおして計算すると、必要な電話の数がわかります。
通話チャンネル数を決める
次に通話チャンネルと電話回線の数を決めておきます。
通話チャンネルとは、同時に外部と通話できる数のことです。
電話回線の種類により、1回線で使える通話チャンネル数が違います。
小規模なオフィスの場合は、電話番号とファックス番号があれば十分なケースが多いです。
ただし、通話回線が1回線だけだと1つの回線で通話中の場合、別の電話がかかってきても話し中扱いになってしまうので、複数回線が必要になる場合もあるでしょう。
オフィスでの業務内容と照らし合わせながら、回線数を決める必要があります。
電話サービスを検討する
前述したように、固定電話番号がないと社会的信用に影響することを考え、固定電話番号を使用することとして電話サービスを検討してみましょう。
近年ではこのようなサービスがあります。
1.NTTで固定電話回線を引く
いわゆる電話加入権を買うという方法です。
この場合の初期費用は以下のようになります。
・施設設置負担金(36,000円+消費税)
・契約料(800円+消費税)
これがいわゆる電話加入権と呼ばれるもので、この手続きをすることで、電話番号が取得できます。
電話回線は、アナログ回線の場合は1回線、デジタル回線の場合は2回線使えます。
■詳細は⇒NTT公式サイト
2.直収電話
NTT以外の通信事業サービスが、NTTの電話回線を利用して固定電話番号を取得し、利用できるサービスです。
こちらの方法の場合、電話加入権の取得が必要ないので、低価格で電話回線が取得できます。
3.光IP電話
光IP電話はインターネット回線を通じて通話を提供するサービスです。
光回線により、大容量の高速通信が可能で加入電話と同様の音声品質を持つため、総務省より固定電話番号の使用が許可されているサービスです。
光IP電話サービスを提供する事業者で契約をすると、インターネット回線の設置と光IP電話サービスの契約と電話番号が取得できます。
4.クラウドPBX
クラウドPBXとは、ビジネスフォンの小型機の役割をインターネット上でクラウド化させたものです。
インターネット経由でスマートフォンのアプリやパソコンのソフトと接続することで、ビジネスフォンと同様の運用が可能なほか、オフィスに小型機を置く必要がなくなる、電話機もスマートフォンで代用が可能、外出中でも電話が取れますし、テレワークにも対応できます。
しかも固定電話番号で運用ができ、工事も不要です。
デメリットがあるとすれば、インターネットの環境によって通話品質に影響が出るかもしれないこと、もともと持っている電話番号を継続利用する際に費用がかかる可能性があることでしょうか。
必要なオプションはありますか？
業務内容によって、電話で使いたいオプションはさまざまあるでしょう。
例えば、携帯電話との通話が無料になるオプション、ナンバーディスプレイ、留守番電話、迷惑電話、撃退機能などが挙げられるでしょうか。
電話回線サービスを検討する際、必要なオプションがあるかどうかも含めて情報収集して検討すると良いでしょう。
現在、知らないサービスでも、探してみれば意外な機能が見つかり、業務内容にとてもフィットしたオプションを持っている事業者があるかもしれません。
まとめ～業務形態によって必要な環境は変わる
以上、オフィスに電話回線を引く場合に考えたいことについて解説させていただきました。
インターネット環境の整備がどんどん進んできた現在、さまざまなサービスが増えてきています。
これから行おうとしている業務内容によって、必要な電話環境は違います。
サービスによっては工事が必要なものがあるので、導入時にしっかり検討されることをおすすめします。
また、こちらのページをご覧いただいている方の中には、これからオフィスを開く場所をお探しの方もおられるのではないでしょうか。
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